Accounting Entries for Purchase of Goods & Fixed Assets

Accounting Entries for Purchase of Goods & Fixed Assets

Accounting Entries for Purchase of Goods & Fixed Assets

किसी भी organisation में generally purchase दो चीजों कि होती है – पहली Purchase of Goods और दूसरी Purchase of Fixed Assets. Accounting Entry करते समय हमें यह बात ध्यान में रखनी चहिये कि Purchase of Goods के लिए Purchase A/c को Debit  किया जाता है, जब्कि Purchase of Fixed Assets के लिए Fixed Assets A/c को Debit किया जाता है!  

Purchase can be made in Cash as well as on Credit. But here you need to know that organization may make purchase of Goods and Fixed assets. For Purchase of Goods, Entry would be different from Purchase of Fixed Assets.

Entry for Purchase of Goods in Cash/Bank:-

Purchase A/c                Dr.

      To Cash/Bank A/c

(Being goods purchased in Cash/Bank)

Entry for Purchase of Goods on Credit:-

Purchase A/c                        Dr.

                To Sundry Creditors A/c

(Being Goods Purchased on credit)

Entry for Purchase of Fixed Assets in Cash/Bank:-

Fixed Assets A/c  Dr.

                To Cash/Bank A/c

(Being Fixed Assets purchased in Cash/Bank)

Entry for Purchase of Fixed Assets on credit:-

Fixed Assets A/c  Dr.

                To Vendor A/c

(Being Fixed Assets Purchased o

Concept of Debit Note & Credit Note in the Books of Accounts

Concept of Debit Note & Credit Note in the Books of Accounts

CONCEPT OF DEBIT NOTE & CREDIT NOTE IN THE BOOKS OF ACCOUNTS

Business के अन्दर हम Purchase और Sale दोनों करते है! जब हम Purchase करते है तो पहले हम Purchase का बिल Receive करते है और फिर हम Purchase की entry करते है :-

Purchase A/c        Dr.

       To Sundry Creditors A/c

इसी तरह जब हम Sale करते है तो पहले Sales का Invoice issue करते है और फिर entry करते है :-

Debtor A/c          Dr.

       To Sales A/c

यहाँ तक कोई issue? नहीं Sir, कोई issue नहीं! चलिए फिर आगे चलते है 

जिस तरह हम purchase करते है उसी तरह हमे goods पसंद ना आने पर या goods के defective होने पर हम goods return भी करते है जिसे हम Purchase Return या (GR)के नाम से भी जानते है! और अन्दर कि बात बताऊ तो कभी कभी ऐसा भी होत है कि हमें goods किसी दूसरी जगह से और भी सस्ते rate पर मिल रहे होते है तो इसलिए भी हम कई बार चालाकी करते है और goods जो purchase कि थी उन्हें return कर देते है, मगर आप ऐसी चालाकी बिलकुल मत करना!

जब हम purchase return करते है तो हम entry pass करते है :-

Creditor A/c         Dr.

       To Purchase Return     

इस entry में हमने creditors के account को debit किया है जिसके लिए हम creditors को debit note issue करेंगे जिसका मतलब ये हुआ कि अब हमें हमारे creditors को कम payment करनी होगी! In Simple words, जो भी व्यक्ति debit note issue करता है वो अपनी books में दूसरी पार्टी का account debit करता है! Generally purchase return के लिए हम अपने creditors को debit note issue करते है!

Debit Note issued to Creditors

कभी कभी ऐसा भी होता है कि जो हमने purchase कि है उसमे goods का rate jyada लग कर आ गया है For eg. Banta Santa से Rs.28/kg के हिसाब से चीनी खरीदता था मगर Santa ने इस बार गलती से Rs.30/kg के हिसाब से 1000 kg चीनी और उसका बिल भेज दिया! जैसे ही bill Banta के पास पंहुचा Banta आग बबूला हो गया और बोला कि oye Santa! तेरी ये मजाल कि तू Rs.2/kg के हिसाब से 1000 kg चीनी के Rs. 2000/- मुझसे फालतू ले! अब देख मैं क्या करता हूँ! Banta ने झट से Laptop निकाला और फट से अपनी books में entry pass कर दी :-

Santa (Creditor) A/c        Dr.    2,000.00

       To Rate Differences              2,000.00

और Rs. 2,000.00 का debit note Santa को issue कर दिया!

इस तरह rate difference के लिए भी creditors को debit note issue किया जाता है!

आइए अब हम बात करते है Credit note की:-

Credit Note Issued to our Debtors

जब भी हमारे Debtor हमें goods return करते है तो हम entry pass करते है :-

Sales Return A/c           Dr.

       To Debtor A/c

इस तरह हम अपनी books में Debtor का account credit कर देते है जिसका मतलब ये हुआ कि ऐ हमारे debtor हमें आपसे अब कम पैसा लेना है और हम अपने debtor को credit note issue कर देते है!

In a nutshell, Generally, creditors को debit note issue किया जाता है और Debtors को credit note.

चलिए अब इन दोनों concept को एक example से समझते है :-

मान लीजिये हमारी firm का नाम है Ramesh Enterprises

हम Suresh Enterprises को goods sold करते है तो Suresh Enterprises हमारा debtor हुआ!

इसी तरह हम Vikas Trading Co. से goods purchase करते है तो Vikas Trading Co. हमारा creditor हुआ!  

Accounting Entries for Sale of Goods & Fixed Assets

Accounting Entries for Sale of Goods & Fixed Assets

ACCOUNTING ENTRIES FOR SALE OF GOODS & FIXED ASSETS

जब भी कभी goods बेची जाती है तो वो दो तरह से बेची जा सकती है –

1.) या तो cash मे जिसे Cash Sale कहते है! (जो लोग सिर्फ cash sale करते है, आपने उनकी दुकानों पर ये लिखा हुआ भी देखा होगा “नकद बड़े शोक से, उधार अगले चौक से”

 2.) या फिर कुछ दानवीर लोग भी होते है जो दुसरो को उधार माल भी बेचते है ऐसी उधारsale को credit Sale कहते है!

3.) कभी कभी जब assets पुरानी हो जाती है तो वो काम कम करती है और खर्चा ज्यादा मांगती है तो Businessman सोचता है की क्यूँ न इस पुरानी Machine को बेच दू और नईMachine खरीद लू! इस तरह वो अपनी पुरानी assets को OLX पर बेच देता है!

Entries for Cash Sale:-                  Entries for Credit Sale:-          Entry for Fixed Assets Sale

Cash A/c                     Dr.              Debtor A/c                   Dr.       Bank/Cash/Party A/c          Dr

            To Sales A/c                                To Sales A/c                            To Fixed Assets A/c

  

v  हमें यह बात हमेशा ध्यान में रखनी चहिये की Fixed Assets को हम regularly Sale नहीं करते इसी लिए Fixed Assets को sale करते समय Fixed assets A/c credit होता है नाकिSales A/c.

v  दूसरा Fixed Assets हमारा Real Account होता है जबकि Sales Account हमारा Nominal A/c hota है!

v  तीसरा जब Fixed Assets को Purchase करते है तो Fixed Assets Account  डेबिट किया जाता है नाकि Purchase Account.

Concept of Payment Advice

Concept of Payment Advice

CONCEPT OF PAYMENT ADVICE

Payment Advice एक important concept है और इसके बारे में हम सभी को पता भी होना चहिये! Let’s understand this concept.

जब भी हम किसी को उधार माल (Credit Sale)  बेचते है तो entry करते है :-

Debtor A/c          Dr.

       To Sales A/c

Practically जब भी हम उधार माल बेचते है तो अपने debtor को credit period allowed करते है generally 1-2 months.

Assume that Mr. Santa (Seller) Sold Goods to Mr. Banta (Buyer)

जब भी Santa (Seller) Mr. Banta को goods sold करता है तो उसे Sales invoice/bill issue करता है. Assume that Mr. Santa has issued the following bills to Mr. Banta:-

Sr. No.	Bill Date	Invoice No.	Bill Amount (In Rs.)
1	02/12/2014	0873	28,400.00
2	04/12/2014	0914	26,700.00
3	09/12/2014	1050	30,872.00
4	17/12/2014	1278	29,338.00
5	23/12/2014	1419	27,690.00
6	26/12/2014	1782	27,800.00
7	31/12/2014	2218	29,300.00
		Total	2,00,100.00

 अब Mr. Banta, Mr. Santa को या तो Cash में या फिर Cheque से और अगर jyada ही smart हुआ तो फिर Neft/RTGS से भी payment कर सकता है! जब भी Mr. Banta Mr. Santa को payment करेगा तो वो यह भी बताएगा कि मैंने कौन – कौन से bill के against payment कि है या फिर कौन कौन से bill Clear कर दिए है. इस सबके लिए Mr. Banta Payment के साथ साथ एक Detail भी भेजता है जिसे Payment Advice कहते है!

Payment Advice issued by Abc Co. to M/s Bangalore Chemicals & Fertilizers

In a nutshell, Payment advice is issued by debtors to their creditors at the time of making payment to them.

Use of Payment Advice for seller:-

Payment Advice का seller के लिए बहुत ज्यादा use है! इसी के Basis पर seller को पता चलता है कि Debtors ने कौन कौन से bill कि payment कर दी है और कौन कौन से bill अभी pending है!

Please consider the sales invoice details given above.

मान लीजिये Mr. Santa को December month में जो उसने sale कि थी उसकी पूरी payment Rs. 2,00,100/- मिलनी थी! लेकिन उसे Rs. 1,70,762/- कि payment receive हुई! जिसके लिए Santa ने Banta को Phone करके उससे Payment Advice मंगा ली! जैसे ही उसने Payment Advice को देखा तो उसने पाया कि इस Payment Advice में Bill No.1278 missing है और उसने तुरंत Banta को phone कर दिया

Tring....Tring........Tring........ Tring................

Banta ने caller tune लगाई हुई है..............

.

.

.

“Yaar tera Superstar --------- Desi Kalakaar” Main putt (putra) jatt da.........maanda ni main kavi haar..... “Yaar tera Superstar --------- Desi Kalakaar”

.

.

.

एकदम से phone उठता है ......

.

.

.

Banta:- Yes, Who’s this?

Santa:- Santa Here..................................

Banta:- O haanji Paaji bolo ki Haal Chaal

Santa:- Ki Haal Chaal

Banta:- o nai paaji aap batao Haau aare You?

Santa:- Chal hat pagle ab rulayega kya, mujhse aisi senty senty baatein na poocha kar

Banta:- Ok Ok My Mistake paaji...... aur batao kaise yaad kiya?

Santa:- Yaar jo tumne payment advice bheji hai ussey pata chala ki tumne Bill no. 1278 ki payment nahi ki.

जिस पर Banta ने Santa को कहा कि Sir, हमारी books में तो Bill No. 1278 hai hi nahi. फिर क्या था Santa ने Bill No. 1278 कि Duplicate copy निकलवाई और उसे Scan करवाकर Banta को Mail करवा दी! जिसके बाद Banta ने Bill No. 1278 को अपनी books में record कर लिया और next payment में Bill No. 1278 ki payment करने कि assurance भी दी!

इस तरह payment advice कि वजह से Santa के जो invoice Banta ने गलती से record नहीं किये थे वो समय रहते record हो गए! और अब अगली payment के साथ साथ Santa को Bill No. 1278 की payment भी मिल जाएगी!

BASIC ASSUMPTIONS OF ACCOUNTING

BASIC ASSUMPTIONS OF ACCOUNTING

 BASIC ASSUMPTION OF ACCOUNTING
 

 Accounting कि कुछ Basic Assumptions होती है जिनके basis पर हम Accounting करते hai. These assumptions are as follows:-

1.) Going Concern Concept:-

Going Concern

Going concern concept के according हम ये मानते है कि हमारा business लम्बे समय तक चलेगा औरइसलिए हम business कि Accounting करते है! अगर हम ये assumption नहीं मानेंगे और सोचेंगे कि अरेयार business का तो पता नहीं कल चलेगा या नहीं तो फिर ऐसे business कि एकाउंटिंग करने से क्याफायेदा? Remember “Positive always supersede Negative”. ये assumption हमसे कहती है Be Positive & Have Faith कि लम्बे समय तक business चलेगा ही चलेगा !

2.) Matching Concept:-`

 Matching Concept means Match करो. अबसवाल ये है कि क्या मैच करें या किसको किस से मैचकरें! Shirt को Pent से Match करें या Nail polishको Dress से ! अरे भाई, जब हम Accountingके बारे मैं बात कर रहे है तो Accounts कि हीचीजों को मैच करेंगे ना ! हाँ जी, All the Expenses Should be matched with Revenue. It Means जितने period ki Sale याIncome, Profit & Loss Account में लेते हैउतने ही period के  Expenses भी Profit & Loss Account मे लेने चाहिए! For Eg.अगरहमने 31st March  तक की Sales या  Incomeको  Profit & Loss Account  मे लिया है तो हमे  Expenses भी 31st March तक के लेने है!  नातो 31st March से कम ना ही इससे ज़यादा!  

3.) Accrual Basis Concept:-

Accrual Basis Concept means हमें Income & Expenses Due Basis पर Record करने चहिये! Meaning thereby Business करते समय सारी कि सारी Sale cash में नहीं होती, कुछ Sale उधार भीहोती है! उधार Sale से हमे Paise बाद में receive होंगे, मगर accrual basis concept कि वजह से हमउधार Sale को भी Profit & Loss Account में Show करते है और अपनी Sale का Part मानते हैं! इसीतरह हम सभी खर्चो कि Payment तुरंत नहीं कर देते और उनकी Payment बाद में करते हैं, लेकिनAccrual basis concept कि वजह से हम उन खर्चो को भी Profit & Loss Account में Show करते है! Accrual basis concept से Net Profit more accurately show होता हैं!  

                                                                 Excise Duty :-





     what is excise duty of india ?

     Central Excise duty is an indirect tax levied on those goods which are manufactured in India and are meant for home consumption. The taxable event is 'manufacture' and the liability of central excise dutyarises as soon as the goods are manufactured.

•     Rule of Excise duty:-

1.      Excise duty Provided  in case of menufactring  / Production of goods etc.

     2.      in case of menufacturing Limit of 1 crore Rs. Applicable of Excise duty.

     3.       Excise duty  Exemption of Rs. 1.5 crore.

     4.       The Rate of Centeral Excise duty 12.5%.

     5.        Excise Reg. No. is a PAN  Based No. 

Example   :----    If my PAN no. is DJBPK2613A .

                            and My Excise Reg. No. Made Be DJBPK2613AXM001 It Is A New Reg. No. Of Excise duty 

                            And Old Excise No. Is Befor Time DJBPK2613AEM001 .

Note:- एक्साइज  के अंदर मेनुफैक्ट्रर के आलावा एक्साइज डीलर को भी एक्साइज रजिस्ट्रेशन नंबर लेना जरूरी  होता है। 

           >एक्साइज के अंदर डीलर दो तरह के होते है। 

1.   FSD    ( First Stage Dealer)
2.   SSD    (  Second Stage Dealer)                   

       6.  Excise Dealer it Not Charge Excise Duty And He is Passed on Only Propernate Excise Duty.

      7. Excise Return :-

        A)  Excise menufactrur made be Return To Monthly Return ER-1 .
        B)  Due Date of Excise Return 10th Of the Next Month.

example :- 

               {  In case Of month of March Payment   --------------31th Of The March Month.
                 & Return Of Excise Return 10th April. }


         8. Excise Return Payment:-
        
             A)  Excise Return Payment may Be Online payment Maindatory.
             B)  date Of Payment Of Excise Duty 6th Of The Next month.

IMPORTANT NOTE:>
  
                {Excise return Will Never Not A revise Of Return एक्साइज की रिटर्न  को कभी भी Revise  नहीं कर सकते हैं। }

            9. Excise के अंदर हमें निम्नलिखित रजिस्टर बनाना पड़ता है।
                RG -1 (Stock Register) 

                                               इसके अंदर कितना माल बनाया कितना माल बेचा तथा  Opning stock था .
                                           
                                                  कितना  closing stock  था  कितना बैलेंस बचा .  इन सब चीजों की डिटेल   

                                                   इसमैं  होती है तथा इसे Duty Stock Account   भी  कहते  है। 




                  EXAMPLE:-----1
                                             Smt Geeta devi Sold For Goods Rs. 10000  to Mr. Sunit Kumar  and He Charged Excise Duty @12.5 % . and Vat Rate of 5% & Surcharge will be Charged 5%.


calculate bill Amount and Pass Journal entry.

                  SOLUTION:------



sale price of goods :   10,000

Add.  

  12.5 % excise Duty:    1250

                                                              11,250

Vat Of 5% of 10,250                                  562.5

Surcharge of 5%  Of Vat 512.5                      28.125

Total Amount:----------------------------11,840.125

Sunit kumar A/c...................11,480.125

                       To Sales A/c    10,0000

                       To Excise Duty  1250

                       To Out put Vat   562.5

                       To Out put Ser.   28.125                                            

               EXAMPLE:-----2.

Mr. Ashish kumar Purchase Goods from Priya Rani Which Has Basic Value Of Rs. 13850
Mr. Ashish Charged Vat 12.5 % and Surcharge Of 5% Excise Duty Addition To Basic Value.

Calculate the Bill Amount and Vat & Surcharge Value .


              SOLUTION:------ 

Amount Of Basic Value ----13,850

Include of Excise Duty And

Amount Of Exise    13,850*100/112.5=12,311

                               13,850-12311=      1538

Amount of Vat       13,850*12.5/100=   1731

Amount Of Ser.      1731*5/100=             86

Total Amount Of Purchase =        15,666


  Purchase A/c Dr........12,311

  Cenvat  credit A/c Dr...1538

  Input Vat A/c Dr..      1947

  Input Ser. A/c Dr.       86

                             To Ashish Kumar   15,666.


Ledger Creation Of Tally Software In Excise Duty:-
  

Purchase A/c ..................................(under of purchase A/c )

Cenvat cerdit.......................................(under Current Assets)

Input Vat...........................................(under Duties & Taxes> Vat> Input Vat)

Input SerCharge ................................(under Duties & Taxes > Surchare @ 5%)

Ashish Kumar ......................................(Sundry Debtor )


Note :- 1. In The Case Of Sale we can Use Of Excise Duty And Case Of Purchase We Can Use 
Cenvat Credit .and Case of PURCHASE Maintain Cenvat Credit Ledger and In case SALES Maintain Ledger Excise Duty Ledger .

2.  In Case Of Capital Goods Half Credit Use Same Year And Half Credit Use Of Next Year .

•  Registered to be Maintained Excise Return:-

1. RG-1 (Stock Register ) For Maintain Day Wise Stock Detail.
2. RG 23A Part -2 ( Detail Of Cenvat Credit Of Raw Meterial / Input Details (Cenvat Credit Taken and Utilised )
3. 57 A E  (Cenvat credit Of Raw Meterial )
4. RG 23 C PART -2  (Cenvat Credit Of Credit Goods Detail)
5. PLA  Personal Ledger Account (Account Current)  PLA के अंदर कितनी एक्साइज ड्यूटी हमने जमा कराइ तथा कितनी एक्साइज ड्यूटी हमने Utilised की  डिटेल होती है.

• Input Under Excise :-

            Input Will Be Benifits Only Three Item .

1. Cenvat Credit Of Raw Meterial /Input (RM).
2. Cenvat Credit Of Capital Goods .
3. Cenvat Credit Of Service Tax.

• Cenvat Credit On Input:-

1. In Case Of Raw Meterial / Normal Goods Purchase Are Maintain 100% Cenvat Credit in Same  Year Benifits.
2. Cenvat Credit Of Raw Meterial

      In Case Of Capital Goods Purchasing Case Cenvat Credit 50% Same Year And Remaining 50% Cenvat Credit Of Next Year.(मशीनरी आदि के खरीदने पर हमें मिलने वाला क्रेडिट आधा 50  % इसी साल मई मिल जाता है तथा आधा 50 % अगले वर्ष में मिलता है.


      3.  Cenvat Credit Of Service Tax 

यदि किसी मेनुफैक्ट्रर ने कोई सर्विस ली है और उस सर्विस को गुड्स के प्रोडक्शन या मशीनरी  के रिपेयर करने के लिए उसे किया गया है तो उस सर्विस पर यदि कोई सर्विस टैक्स भुगतान किया गया है तो उसका लाभ एक्साइज मैं मिल जाता है. और हमें 100  % सर्विस टैक्स का क्रेडिट उसी साल मैं मिल जाता है.



     4 . यदि हमने कोई गुड्स बहार से मांगे है और अतिरिक्त ड्यूटी लगाई गयी है तो उस ड्यूटी का भी हमें इनपुट मिल जाता है।

• Entreis Of Excise :

      At The Time Of Purchase:-

Purchase A/c Dr. 

Cenvat Credit A/c Dr.

Input Vat A/c Dr.

Input Sercharge A/c Dr.

                    To Creditor 

Fixed Aseets / Expense A/c Dr.

Cenvat Credit On Capital Goods A/c -50%

Cenvat  Credit On Reserve On Capital Goods -50%

Input Vat Of Capital Goods -

Input Sercharge A/c 

                                To Vender A/c / Custoomer A/c 

  

       At The Time Of Sale Of Goods :-

Debtor A/c Dr.

                  To Sale 

                  To Excise Duty 12.5 %

                  To Output Vat 

                  To Out put Sercharge 

Note :--Cenvat Credit Of Capital Goods 50%    Ledger Maintain Of (Duties & Taxes )

             Cenvat Credit Of Credit Cap. Reserve Under (Current Assets)

              Excise Duty Under The (Duties & Taxes > Excise )

             Cerat stock Item Making Excise Duty Yes Karni Hoti Hai.

 Note :---- If Excise Sale And Purchase Making Time Of Diffrent Sale And Purchase In  

                  Excise Sale & Excise Purchase .

                                                              CREATE OF VOUCHER :-

    ACCOUNTING INFO > VOUCHER TYPE> CREATE > EXCISE SALE AND /PURCHASE>

USE FOR EXCISE DUTY< YES.

STOCK ITEM> CREATE> NAME >TARRIF CLASSIFICATION>ALT+C(FILL DETAIL)

>SET ALTER DETAIL> YES>KG/UNIT>BASIC EXCISE DUTY>12.5%> FINISHED GOODS.